SELAMAT DATANG DI PTSP

IZIN MAGANG DI KANWIL

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Magang merupakan bagian dari pelatihan kerja, biasanya magang dilakukan oleh mahasiswa tingkat akhir atau siswa SMK kelas 3 (PKL) sebagai salah satu syarat utama untuk menyelesaikan proses pendidikan.

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

15 menit (dari pemohon menyerahkan berkas sampai mendapat jawaban perkiraan kapan kepastian diterima atau tidaknya permohonan, maksimal 3 hari) Maksimal 2 hari (proses tindak lanjut BO)

  1. Membawa surat permohonan resmi dari institusi yang bersangkutan
  2. Foto copy Kartu Mahasiswa (identitas)
  1. Pemohon membawa Surat Permohonan ke Bagian Umum
  2. Bagian Umum memberikan tanda terima bagi pemohon
  3. Berkas dinaikkan ke kakanwil untuk diberikan Disposisi Pimpinan;
  4. Bagian yang menerima disposisi meneliti, menelaah dan memvalidasi apakah ijin magang dapat diberikan atau tidak;
  5. Apabila diijinkan, akan memberikan balasan kepada pemohon berupa surat persetujuan magang yang sudah ditandatangani pejabat yang berwenang.

  6.  
  1. Jawaban kapan kepastian diterima atau tidaknya permohonan ijin magang tersebut
  2. Surat ijin magang

-

  1. Jawaban kapan kepastian diterima atau tidaknya permohonan ijin magang tersebut (One day service)
  2. Surat Ijin Magang dibuat rangkap 2 (1 arsip, 1 ke pemohon)

IZIN PENELITIAN DI KANWIL

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Penelitian  merupakan suatu proses investigasi yang dilakukan dengan aktif, tekun, dan sistematis yang bertujuan untuk menemukan, menginterpretasikan, dan merevisi fakta-fakta.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2002 tentang Sistem Nasional Penelitian, Pengembangan dan Penerapan llmu Pengetahuan dan Teknologi

15 menit (dari pemohon menyerahkan berkas sampai mendapat jawaban perkiraan kapan kepastian diterima atau tidaknya permohonan, 3 hari kerja) Maksimal 2 hari (proses tindak lanjut BO)

  1. Membawa surat permohonan ijin penelitian resmi dari institusi yang bersangkutan
  2. Foto copy Kartu Mahasiswa/ KTP (identitas)
  3. Proposal penelitian yang ditandatangani dosen pembimbing.
  1. Pemohon membawa Surat Permohonan ke Bagian Umum
  2. Bagian Umum memberikan tanda terima bagi pemohon
  3. Berkas dinaikkan ke kakanwil untuk diberikan Disposisi Pimpinan;
  4. Bagian yang menerima disposisi meneliti, menelaah dan memvalidasi apakah ijin penelitian dapat diberikan atau tidak;
  5. Apabila diijinkan, akan memberikan balasan kepada pemohon
  6. Surat Ijin Penelitian dimintakan tanda tangan oleh Kepala Kantor Wilayah atau Pejabat yang berwenang.
  7. Petugas akan memberikan surat ijin penelitian kepada pemohon.
  1. Jawaban kapan kepastian diterima atau tidaknya permohonan ijin penelitian tersebut (One day service)
  2. Surat Ijin Penelitian dibuat rangkap 2 (1 arsip, 1 ke pemohon)

-

  1. Sosialisasi ke Subbag, bidang dan bimas terkait masalah waktu penyelesaian.
  2. Sosialisasi ke FO dan BO

LEGALISIR IJAZAH

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Legalisir Ijazah/STTB adalah surat pernyataan resmi dan sah yang berpenghargaan sama dengan Ijazah/STTB pada madrasah.

  1. Peraturan Menteri Agama Nomor 90 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Madrasah;
  2. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 5343 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Pengesahan Fotokopi Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar Atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Dan Penerbitan Surat Keterangan Kesetaraan Ijazah Luar Negeri Yang Berpenghargaan Sama Dengan Ijazah Madrasah

30 Menit/Dokumen jika syarat terpenuhi

  1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB yang hilang atau yang diberikan kuasa oleh pemilik Ijazah/STTB tersebut;
  2. Mengisi dan menyampaikan formulir permohonan;
  3. Menandatangani dan menyampaikan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak;
  4. Menyampaikan fotokopi Ijazah/STTB yang hilang, buku rapor asli, dan/atau dokumen lain yang terkait dari pemilik Ijazah/STTB yang hilang;
  5. Menyampaikan surat keterangan kehilangan dari pihak kepolisian;
  6. Apabila tidak ditemukan data diri pemohon pemilik Ijazah yang hilang, maka pemohon wajib menghadirkan 2 (dua) orang saksi teman lulus satu angkatan pada madrasah yang sama dan menyampaikan salinan putusan/fatwa dari pengadilan terkait kehilangan Ijazah dari pengadilan negeri setempat.
  1. Madrasah Masih Beroperasi
  • Pemohon mengisi formulir permohonan dan menyerahkan kelengkapan persyaratan kepada Kepala Madrasah yang menerbitkan Ijazah/STTB;
  • Petugas menerima dan mengarsipkan permohonan tersebut dengan memberikan bukti tanda terima penyerahan dokumen kepada pemohon;
  • Petugas melakukan verifikasi dan validasi kelengkapan persyaratan yang telah ditetapkan sesuai dengan data-data yang valid;
  • Apabila hasil verifikasi dan validasi tersebut lengkap dan didukung dengan data yang valid, petugas menyiapkan konsep SKP Ijazah/STTB dan meneruskannya kepada Kepala Madrasah untuk mendapatkan persetujuan;
  • Kepala Madrasah menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota setempat;
  • Petugas menyerahkan SKP Ijazah/STTB yang telah ditandatangani oleh Kepala Madrasah dan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota kepada pemohon.
  1. Madrasah Tidak Beroperasi/Tutup
  • Pemohon mengisi formulir permohonan penerbitan SKP Ijazah/STTB dan menyerahkan kelengkapan persyaratan yang ditetapkan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota setempat atau pejabat lain yang berwenang;
  • Petugas menerima dan mengarsipkan permohonan tersebut dengan memberikan bukti tanda terima penyerahan dokumen kepada pemohon;
  • Petugas melakukan verifikasi dan validasi kelengkapan persyaratan yang telah ditetapkan sesuai dengan data yang valid;
  • Apabila hasil verifikasi dan validasi tersebut lengkap dan didukung dengan data yang valid, petugas menyiapkan konsep SKP Ijazah/STTB dan meneruskannya kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota atau pejabat lain yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan;
  • Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota atau pejabat lain yang berwenang menerbitkan SKP Ijazah/STTB karena hilang;
  • Petugas menyerahkan SKP Ijazah/STTB yang talah ditandatangani oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota atau pejabat lain yang berwenang kepada pemohon.

  •  

FC Ijasah Terlegalisasi

-

PERMOHONAN AUDIENSI

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Audiensi adalah kunjungan kehormatan atau suatu pertemuan resmi antara seorang kepala negara dalam hal ini kepala kanwil atau yang mewakili dengan pemohon untuk bersilaturahmi membahas suatu paparan/tanggapan yang dinilai penting..

  1. UU Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
  2. PP No 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

15 menit (dari pemohon menyerahkan permohonan sampai mendapat informasi jadwal rutin pelaksanaan audiensi serta kepastian jadwal dalam waktu 3 hari). Maksimal 2 hari (proses tindak lanjut BO)

Membawa surat resmi dari instansi atau institusi yang mengajukan permohonan audensi

  1. Pemohon membawa Surat Permohonan ke Bagian Umum
  2. Bagian Umum memberikan tanda terima bagi pemohon
  3. Berkas dinaikkan ke kakanwil untuk diberikan Disposisi Pimpinan;
  4. Bagian yang menerima disposisi meneliti, menelaah dan memvalidasi apakah permohononan audiensi dapat dilaksanakan atau tidak;
  5. Apabila dapat dilaksanakan, akan memberikan balasan kepada pemohon terkait jadwal audiensi;
  6. Pemohon akan melaksanakan audiensi sesuai waktu yang telah ditentukan.

Informasi Jadwal rutin audiensi (One day service)
Jadwal pelaksanaan audiensi

Biaya konsumsi pada saat pelaksanaan audiensi.
 

  1. Waktu proses BO selama 2 hari adalah waktu proses BO untuk mendapatkan jadwal pelaksanaan audiensi dari sekretaris Kakanwil.
  2. Sedangkan Pelaksanaan jadwal rutin menyesuaikan dengan urutan pengajuan permohonan audiensi.
  3. Sosialisasi ke sekretaris Kakanwil terkait waktu.

PERMOHONAN INFORMASI KEAGAMAAN

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Informasi Keagamaan merupakan data yang dibutuhkan masyarakat yang menjadi tugas pokok dan fungsi Kantor Wilayah Kementerian Agama  Provinsi Jawa Barat

  1. UU Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
  2. PP No 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

30 menit apabila data tersedia, apabila tidak tersedia maksimal 3 hari. 2 hari proses BO mendapat data yang tidak tersedia ke Inmas.

  1. Membawa surat resmi dari institusi yang bersangkutan
  2. Bagi individu/perorangan mengisi formulir
  3. Foto copy KTP (identitas diri)
  1. Pemohon membawa Surat Permohonan ke Bagian Umum
  2. Bagian Umum memberikan tanda terima bagi pemohon
  3. Berkas dinaikkan ke kakanwil untuk diberikan Disposisi Pimpinan;
  4. Bagian yang menerima disposisi meneliti, menelaah dan memvalidasi apakah permohononan informasi keagamaan dapat diberikan atau tidak;
  5. Apabila dapat diberikan, akan memberikan balasan kepada pemohon terkait jadwal kapan informasi keagamaan tersebut dapat diberikan;
  6. Pemohon akan menerima informasi keagamaan tersebut sesuai waktu yang telah ditentukan.

Informasi Keagamaan

-

Inmas harus selalu up dating data terkait informasi keagamaan ke PTSP

PERMOHONAN ROHANIWAN

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Rohaniwan biasanya melakukan tugas-tugas ritual dari kehidupan keagamaan, mengajar atau berbagai tugas lainnya dalam menyebarkan ajaran atau doktrin dan praktik-praktik keagamaan.

Peraturan pemerintah Nomor 21 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan sumpah/ PNS

30 Menit bagi nama-nama yang sudah ada

Membawa surat resmi dari instansi atau institusi yang mengajukan permohonan rohaniwan

Nama petugas Pelayanan Sumpah/ Doa Keagamaan

Sosialisasi waktu ke unit terkait

TATA PERSURATAN

Cetak Ceklis Kelengkapan Administrasi

Pelayanan Tata Persuratan di lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat meliputi Iayanan surat masuk dan Iayanan surat keluar. Proses korespondensi sangat penting untuk kelancaran kegiatan organisasi, sehingga harus dilakukan melalui prosedur sesuai dengan aturan yang berlaku di lingkungan Kementerian Agama. Mekanisme yang singkat dan cermat dalam proses pelayanan merupakan hal yang harus dilakukan dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Pengurusan surat/Iayanan persuratan adalah pengelolaan surat yang diterima maupun yang akan dikirim, meliputi proses penerimaan, registrasi dan pengiriman surat. Pengurusan persuratan dilakukan terpusat di PTSP untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian.

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  2. PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009
  3. KMA Nomor 44 Tahun 2010 tentang Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama
  4. KMA Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata naskah dinas pada Kementerian Agama

5 Menit/dokumen jika Syarat Ketentuan terpenuhi

a.    Berkas surat masuk

1.  Surat yang dikelola dalam Iayanan persuratan adalah surat dengan alamat surat dinas (ditujukan kepada Kepala Kanwil / u.p. yang dituju) dan bukan surat perorangan /surat yang salah alamat.

2.  Kelengkapan surat (ada stempel, tanda tangan pengirim surat, lampiran dan kelengkapan lainnya)

3.  Tanda terima surat untuk surat yang dikirim oleh kurir

b.    Berkas surat keluar

1.  Dimintakan oleh Bidang/Bimas/Subbagian

2.  Memakai kop Kanwil Kementerian Agama Jawa Barat

3.  Dibuat rangkap 2,1 untuk dikirim dan 1 untuk arsip

4.  Format dan susunan sesuai dengan aturan naskah dinas yang berlaku di    lingkungan Kementerian Agama

a.    Prosedur Layanan Surat Masuk

1.    CS/FO Menerima berkas surat masuk baik dari pos maupun dari kurir

2.    CS/FO Memberikan tanda terima surat sebagai bukti penerimaan

3.    CS/FO Memberikan nomor urut surat dan stempel tanggal penerimaan di belakang berkas.

4.    Arsiparis Mengarahkan surat masuk untuk surat yang harus minta disposisi atau langsung ke Bidang/Bimas/Subbag.

5.    CS/FO Melakukan input data (registrasi) kedalam aplikasi tata Persuratan.

6.    CS/FO Melakukan pemindaian surat masuk untuk kemudian dimasukkan kedalam aplikasi tata persuratan.

7.    CS/FO Melakukan cetak lembar disposisi rangkap 3 untuk surat yang memerlukan disposisi Kakanwil / Kabag TU dan cetak lembar pengantar untuk surat yang langsung diproses di bidang/bimas/subbagian.

8.    CS/FO Menyerahkan surat masuk kepada caraka untuk didistribusikan sesuai arah surat.

9.    Caraka mendistribusikan surat sesuai arah surat baik untuk dimintakan disposisi surat ke Kakanwil / Kabag TU maupun langsung ke Bidang/Bimas/Subbagian.

10.  Caraka meminta tanda terima dan menata sesuai dengan arah surat untuk temu balik secara manual.

 

b.    Prosedur Layanan Surat Keluar

1.    CS/FO Menerima berkas surat keluar dari Bidang/Bimas/Kasubbag

2.    CS/FO Menyerahkan surat Kepada arsiparis untuk diteliti kebenaran format naskah dinas sesuai dengan aturan yang berlaku di Kementerian Agama

3.    Arsiparis Meneliti kebenaran surat keluar yang dimintakan nomor disesuaikan dengan aturan yang berlaku

4.    CS/FO Membubuhkan nomor dan tanggal surat keluar

5.    CS/FO Melakukan input data (registrasi) kedalam aplikasi tata persuratan

6.    CS/FO Melakukan pemindaian surat keluar untuk kemudian dimasukkan kedalam aplikasi tata persuratan

7.    CS/FO Menyerahkan surat keluar yang sudah diberi nomor kepada pemohon

Lacak Permohonan

Lacak dan Pantau kemajuan Proses permohonan yang anda ajukan dari manapun kapanpun